GIỚI THIỆU
- Kho đông lạnh là một phần quan trọng trong chuỗi cung ứng hiện đại, đặc biệt đối với các ngành thực phẩm, dược phẩm và công nghệ sinh học. Chức năng chính của kho đông lạnh là duy trì nhiệt độ thấp để bảo quản hàng hóa, giúp kéo dài thời hạn sử dụng và duy trì chất lượng sản phẩm. Quá trình vận hành kho đông lạnh bao gồm nhiều giai đoạn, từ nhập hàng, lưu trữ, bảo quản, giám sát, đến xuất kho, mỗi giai đoạn đều có những yêu cầu kỹ thuật riêng và cần tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn an toàn.
Kho đông lạnh bảo quản hàng hóa
NHẬP HÀNG VÀO KHO ĐÔNG LẠNH
Quá trình nhập hàng là bước đầu tiên trong việc quản lý kho đông lạnh và là nền tảng để đảm bảo chất lượng sản phẩm trong suốt thời gian lưu trữ. Một số yêu cầu cụ thể trong giai đoạn này bao gồm:
Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa
- Phương tiện vận chuyển: Hàng hóa nhập vào kho đông lạnh thường được vận chuyển bằng các xe lạnh chuyên dụng để đảm bảo duy trì nhiệt độ thích hợp ngay từ khi xuất phát. Đối với các sản phẩm cần bảo quản đông lạnh như thịt, cá, hải sản, việc duy trì chuỗi lạnh là vô cùng quan trọng, tránh làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm do thay đổi nhiệt độ đột ngột.
Xe vận tải hàng hóa
- Kiểm tra sơ bộ: Trước khi nhập hàng vào kho, nhân viên vận hành sẽ thực hiện kiểm tra sơ bộ lô hàng, bao gồm kiểm tra tình trạng bao bì, nhiệt độ của sản phẩm, và mức độ nguyên vẹn của hàng hóa. Nếu phát hiện bất kỳ dấu hiệu hư hỏng hoặc không đảm bảo chất lượng, hàng hóa sẽ bị loại bỏ hoặc xử lý theo quy trình đặc biệt.
Bước 2: Kiểm tra chất lượng và nhiệt độ
- Kiểm tra nhiệt độ: Hàng hóa trước khi nhập kho phải được kiểm tra nhiệt độ bằng các thiết bị chuyên dụng như nhiệt kế hồng ngoại hoặc cảm biến nhiệt độ. Nếu nhiệt độ của lô hàng không phù hợp với yêu cầu lưu trữ, nó sẽ không được phép đưa vào kho đông lạnh.
- Kiểm tra tài liệu và nguồn gốc: Ngoài việc kiểm tra thực tế, các tài liệu đi kèm hàng hóa (như chứng nhận xuất xứ, kiểm định chất lượng) cần phải được đối chiếu và xác minh để đảm bảo rằng sản phẩm đạt tiêu chuẩn nhập kho.
Kiểm tra hàng hóa trước khi nhập kho
Bước 3: Đăng ký và mã hóa
- Ghi nhận thông tin vào hệ thống: Sau khi kiểm tra xong, các thông tin về sản phẩm (số lượng, loại hàng hóa, ngày sản xuất, ngày hết hạn, nhiệt độ yêu cầu) sẽ được nhập vào hệ thống quản lý kho (WMS – Warehouse Management System). Hệ thống này giúp tự động hóa việc quản lý, kiểm soát và theo dõi hàng hóa trong kho, từ khâu nhập đến khâu xuất.
- Mã hóa sản phẩm: Sản phẩm sau đó được gán mã vạch hoặc mã QR riêng biệt để thuận tiện trong quá trình quản lý và truy xuất nguồn gốc. Mỗi đơn vị hàng hóa sẽ được xác định vị trí lưu trữ cụ thể trong kho thông qua hệ thống quản lý.
XUẤT HÀNG TỪ KHO ĐÔNG LẠNH
Xuất hàng từ kho đông lạnh cần được thực hiện một cách nhanh chóng và cẩn thận để đảm bảo sản phẩm không bị ảnh hưởng bởi nhiệt độ bên ngoài trong suốt quá trình di chuyển ra khỏi kho.
Bước 1: Lên kế hoạch xuất hàng
- Hệ thống quản lý xuất kho: Khi có đơn hàng, hệ thống quản lý kho sẽ tự động xác định vị trí và thông tin của sản phẩm cần xuất. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình xuất kho và đảm bảo rằng các sản phẩm được xuất theo đúng thứ tự (theo nguyên tắc FIFO).
Bước 2: Chuẩn bị và kiểm tra hàng trước khi xuất kho
- Kiểm tra chất lượng: Trước khi xuất kho, nhân viên phải kiểm tra lại chất lượng sản phẩm, đặc biệt là nhiệt độ của hàng hóa, để đảm bảo rằng nó vẫn nằm trong phạm vi yêu cầu bảo quản.
- Đóng gói và bảo vệ hàng hóa: Hàng hóa sẽ được đóng gói cẩn thận bằng các vật liệu cách nhiệt, đảm bảo rằng nhiệt độ của sản phẩm không bị thay đổi quá nhiều trong quá trình vận chuyển.
Bước 3: Vận chuyển hàng hóa
- Phương tiện vận chuyển: Sau khi xuất kho, hàng hóa được chuyển lên các phương tiện vận tải chuyên dụng có hệ thống làm lạnh để duy trì nhiệt độ trong suốt quá trình vận chuyển đến tay khách hàng hoặc các điểm phân phối tiếp theo.
Vận tải chuyên dụng có hệ thống làm lạnh để duy trì nhiệt độ trong suốt quá trình vận chuyển (hình minh họa)
QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO
Hàng tồn kho trong kho đông lạnh phải được quản lý chặt chẽ để tránh tình trạng hư hỏng và lãng phí do hàng hóa quá hạn sử dụng.
Bước 1: Theo dõi hạn sử dụng của hàng hóa
- Quản lý thời gian lưu trữ: Mỗi lô hàng đều có thời gian lưu trữ nhất định, và việc theo dõi thời gian này là nhiệm vụ quan trọng của hệ thống quản lý kho. Hệ thống sẽ tự động thông báo khi hàng hóa gần hết hạn để nhân viên kịp thời có biện pháp xử lý.
- Kiểm soát hàng cận date: Các sản phẩm sắp hết hạn cần được ưu tiên xuất kho trước. Điều này đảm bảo giảm thiểu lãng phí và tránh hư hỏng hàng hóa do quá hạn.
Bước 2: Kiểm kê kho định kỳ
- Kiểm kê số lượng và chất lượng: Nhân viên kho cần thực hiện kiểm kê định kỳ để đảm bảo số lượng hàng hóa tồn kho khớp với dữ liệu trong hệ thống, và đồng thời kiểm tra tình trạng thực tế của hàng hóa. Việc kiểm kê này giúp phát hiện kịp thời các vấn đề như hư hỏng, thiếu hụt hoặc sai lệch trong quá trình lưu trữ.
KẾT LUẬN
Quá trình vận hành kho đông lạnh là một chuỗi các hoạt động phức tạp, đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa hệ thống quản lý, nhân lực có kỹ năng và thiết bị công nghệ hiện đại. Đảm bảo hiệu quả vận hành và duy trì chất lượng hàng hóa trong kho đông lạnh không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mà còn nâng cao uy tín và chất lượng dịch vụ trong mắt khách hàng.
Nguồn: Tham khảo
